Tietosuojaseloste

Asiakastietojen käsittely

1 Rekisterinpitäjä
Asikkalan apteekki
Leena Härmälä
2188158-0
Koulumestarintie 8, 17200 VÄÄKSY
03 874 800
asikkalan.apteekki@apteekit.net

1.1 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Leena Härmälä
Koulumestarintie 8, 17200 VÄÄKSY
03 874 800
asikkalan.apteekki@apteekit.net

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun
lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella
apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestäminen asiakkaalle.
Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa
koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Apteekki käsittelee henkilötietoja toimittaessaan lääkkeitä tai muita hoitotarvikkeita lääkkeen
määräämiseen oikeutetun henkilön määräämällä reseptillä. Lääkeostoja käsiteltäessä apteekki
vähentää lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia.

Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asiakkaille erilaisia
lääkehoitoon liittyviä palveluita. Kanta-asiakkaista keräämme kanta-asiakassopimuksen tai kantaasiakkaan kulloinkin antaman suostumuksen rajoissa henkilötietoja, joita käytämme
asiakaskokemuksen tai palvelumme parantamiseen, kanta-asiakaspostin lähetykseen sekä kantaasiakasalennusten myöntämiseen.

Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääkealan
valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua
apteekkisopimusmenettelyä.

Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä
on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön
perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä ja terveydentilaa
koskevien tietojen osalta.

3 Rekisterien nimet
– Lääkemääräysrekisteri
– Laskutuspalvelu
– Annosjakelu
– Asiakkuudenhallinta
– Erityismääräykset
– Apteekkisopimusrekisteri
– Verkkosivut
– Kameravalvonta

4 Rekisterien tietosisältö
Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.

4.1 Lääkemääräysrekisteri, laskutuspalvelu, annosjakelu
Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista,
joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen
suorakorvaussopimuksen perusteella. Asiakkaan olleessa annosjakelu- ja/tai laskutusasiakas kirjataan
myös laskutustiedot.

Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot,
lääkemääräystiedot, maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, runkosopimukset),
suostumukset, mahdolliset apteekkisopimus-tiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot
lääkemääräyksen tekijästä, käsittelijätiedot.

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella
Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.

4.2 Asiakkuudenhallinta
Lisäksi asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten
tiedonhallinnan työkaluja, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä
tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja
auttaa farmaseuttia hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia.

4.3 Erityismääräykset
Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten myöntäminen ja
myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan
kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus
matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle
henkilölle. Tässä yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys,
matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin
rekistereihin.

Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi,
osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.

4.4 Apteekkisopimusrekisteri
Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. Apteekkisopimusmenettelyssä.
Apteekkisopimusmenettelyllä tarkoitetaan henkilön ja hänen lääkärinsä yhdessä tekemää
lääkehoitosopimusta, jonka tehtävänä on auttaa päihde- tai lääkeriippuvuudesta kärsiviä potilaita
vierottumaan suunnitelmallisen lääkehoidon avulla. Allekirjoittamalla apteekkisopimuksen potilas
sitoutuu menettelyyn, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden lääkärin
tai hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan itse valitsemastaan apteekista.
Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi
· tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,
· välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä
· tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella tavalla Apteekkien
välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns. Apteekkisopimusjärjestelmää, jossa kukin
järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden
henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehti apteekin toimeksiannosta Suomen
Apteekkariliito. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja
päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan.

Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. PKV- ja
huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimittaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko
käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana
olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä
ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei
tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.

4.5 Verkkosivut
Apteekin Internet- ja verkkokauppasivustojen käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme
evästeiden kautta. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa asiakkaalle paremmin kiinnostavia
viestejä sekä parantaa asiakaskokemusta ja kehittää palvelua. Evästeiden käyttäminen näihin
tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä
profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

4.6 Kameravalvonta
Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kameravalvontaa.
Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä.
Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta
emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna.
Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy
tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien
kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn
seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen.

5 Säännönmukaiset tietolähteet
• Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot
• Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot
• asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot
• työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot
• asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen saadut tiedot

6 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

6.1 Kela ja muut viranomaiset
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella
Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat
reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt.

Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä
ammattioikeutta koskevia tietoja.

6.2 Annosjakelu
Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti
pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin
väliseen sopimukseen. Sopimukseen perustuen apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan tietoja (nimi,
henkilötunnus ja lääkitystiedot) annosjakelutoimittajalleen Pharmac Oy:lle.

6.3 Apteekkisopimusrekisteri
Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi• tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,
• välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä
• tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella
tavalla

Apteekkien välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns.
Apteekkisopimusjärjestelmää, jossa kukin järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä
omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta
huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan
henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki
sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan.

Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja.
Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä
saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu
lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta
vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä. Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa
automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa
Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa
apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus
toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen
sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä
Apteekkisopimusjärjestelmään.

6.4 Laskutuspalvelut Ropo Capital Oy (Receptum)
Apteekki voi tarjota asiakkailleen laskutuspalvelua. Laskutuspalvelun tarjoaja on Ropo Capital Oy.
Palvelu perustuu sopimukseen asiakkaan kanssa. Reskontrajärjestelmiin tallennamme tiedot laskutus-,
maksu- ja perintätapahtumista. Laskutuspalveluasiakkaan tiedoista siirretään laskutuskumppanille
seuraavat tiedot: nimi, laskutusosoite, ostettujen tuotteiden tiedot.

Palvelussa laskuaineistot käsitellään ja toimitetaan vastaanottajille operaattoreiden välitysverkoston
välityksellä, pankkien kautta tai tulostetaan paperille, kuoritetaan ja postitetaan kirjeenä. Siirtoaineisto
on Finvoice -standardin mukainen ja siirretään eräajona apteekista Receptumiin ja edelleen eräajona
RopoCapitalille. Aineiston siirtoon käytetään suojattuja siirtoyhteyksiä. Kaikki palvelussa käytetyt
palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoa ei siirretä missään tilanteessa EU-alueen ulkopuolelle.

7 Henkilötietojen säilytysaika ja hävittäminen

7.1 Tietojen säilyttäminen

Reseptitiedot
Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta. Tätä vanhempia tietoja ei ilman
asiakkaan lupaa saa käyttää muuhun kuin valvontaviranomaisten edellyttämiin tarkoituksiin.
Valvontatoiminnassa tarvittavia tietoja voidaan säilyttää 5 vuoden ajan. (Tietosuojavaltuutetun
kannanotto Dnro 793/41/97, 21.10.1999). Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää
Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).

Tiliasiakasrekisteri (laskutusasiakasrekisteri)
Apteekki säilyttää tietoja niin pitkään kunnes saa ilmoituksen tiliasiakkuuden loppumisesta ja asiakas
on tilisopimukseen perustuen maksanut kaikki laskut.

Annosjakelurekisteri
Apteekki säilyttää tietoja niin pitkään kunnes saa ilmoituksen annosjakelun loppumisesta.

Laskutuspalvelun tietojen säilytys ja elinkaari
Aineisto lähetetään apteekista Receptumin palvelimelle. Aineistot siirretään Receptumin palvelimelta
edelleen RopoCapitalille puolen tunnin välein, jonka jälkeen aineistot salataan ja arkistoidaan
Receptumin palvelimella. Salattua aineistoa säilytetään Receptumin palvelimella 3 kuukautta, jonka
jälkeen aineistot tuhotaan. Tässä ajassa laskutustapahtumat on laskutettu apteekilta ja laskun eräpäivä
ohitettu, eikä jälkiselvityksiä varten aineistoa enää ole tarvetta säilyttää.
RopoCapital säilyttää aineistoa 3 kuukautta sen saapumisesta. Aineistoista sekä koko tuotannosta on
olemassa lisäksi varmuuskopio, jolloin RopoCapitalin on mahdollista palautua 12 kk ajassa taaksepäin.
Varmuuskopioilta ei ole mahdollista poistaa tietoja, jonka takia tiedot poistuvat kohtuullisessa ajassa
automaattisesti.

Kemikaalien vähittäismyynti
Apteekilla on lakiin perustuva tietojen säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien
vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.

Schengentodistukset
Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus. Säilytysaika on vuosi todistuksen voimassaoloajan
päättymisestä.

Kameravalvonta
Kameravalvonnan tallenteita säilytetään kaksi viikkoa, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

Työntekijöiden henkilötiedot
Työntekijän henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kuin niitä tarvitaan työsuhteeseen liittyvien
oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Tietoja säilytetään
henkilöstöhallinnon tarpeisiin 5 vuotta työsuhteen kestäessä ja 5 vuotta työsuhteen päättymisestä.
Taloushallinnon tarpeisiin tietoja säilytetään osana kirjanpitoaineistoa vähintään 10 vuotta.
Säilytystarve arvioidaan viiden vuoden välein.

7.2 Tietojen hävittäminen
Tiedot hävitetään niiden määritellyn säilytysajan päätyttyä niin, etteivät ne joudu ulkopuolisten
saataville.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

8.1 Rekisterin suojaus
Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen
käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi.
Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla
alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.

Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä
puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa
salasanaa.

9 Rekisteröidyn oikeudet
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjänä apteekin on
rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.
Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä
myös sähköisessä muodossa.

9.2 Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen
Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata
saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa
tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä.

9.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

9.4 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista
suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.5 Automaattinen päätöksenteko
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään
automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka
vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen
sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen
suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.

9.6 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen
perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on
teknisesti mahdollista.

9.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto,
Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole
noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

9.8 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä
tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla
toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.